Escolhendo um Software Complexo - ERP

Minha intenção era publicar um artigo sobre o ROI (Return Over Investment) da automação através de software, mas no meio do texto percebi que seria necessário passar uma base de como fazer a aquisição de softwares complexos já que seu custo é essencial no cálculo do ROI.

Usaremos como exemplo, a escolha de um ERP (Enterprise Resource Planning), também conhecido como software de gestão empresarial ou então sistema administrativo integrado. A técnica usada para escolher este tipo de software poderá ser aplicada a qualquer outro. Vou relacionar os passos e depois vou detalhar como cada um deles pode ser executado na prática.

O Maior Motivo de Erro na Escolha de um ERP

A escolha de software do tipo ERP normalmente é feito pela alta gerência/diretoria que, ingenuamente, escolhe o ERP que apresenta os melhores recursos para apresentação de resultados: gráficos bem elaborados, relatórios coloridos, indicadores de performance, funis de vendas, etc. Os decisores imaginam que, se o ERP tem a capacidade de apresentar resultados que são derivados de informações que foram inseridas então ele possui a capacidade de receber e registrar corretamente tais informações. Mas isso é uma ilusão. Se o ERP for escolhido por este critério, a chance de que ele não atenda às necessidades da empresa é muito alta, vou explicar a lógica deste ponto de vista.

Obviamente a extração de dados para apresentação de resultados depende de que as informações sejam inseridas de forma correta e consistente. Se isso não acontecer, os resultados que serão apresentados serão falsos e consequentemente inúteis. Além disso, a inserção correta e consistente é muito mais difícil de ser programada do que a extração de dados. Se você escolher um ERP que não possui alguns relatórios mas as informações existem, não será muito difícil desenvolver um relatório usando as várias ferramentas de extração que existem no mercado. Por outro lado, se a informação não tem como ser inserida, o problema se torna bem mais difícil de ser corrigido.

Roteiro para Escolha de Um ERP

Anote os Problemas e Atividades do seu Dia a Dia

A maioria das pessoas que precisam escolher um ERP menosprezam este passo mas ele é essencial para um processo de escolha que vai realmente atender a suas necessidades. O motivo pelo qual ele não é feito é porque as pessoas não sabem como faze-lo ou então delegam como se fosse algo simples de ser feito. Infelizmente não é simples, mas é necessário que seja bem feito.

As informações colhidas neste passo servirão como base para todo o processo de escolha. O ERP pode possuir milhares de características e recursos mas mesmo assim pode não servir para atender a alguma característica que é essencial para você ou sua empresa.

Provavelmente você precisará contar com a colaboração dos futuros usuários do ERP que irá contratar. Elas precisarão ser bem orientadas e informadas que a qualidade de suas anotações vai interferir na qualidade da principal ferramenta administrativa que será utilizada pela empresa. É fato que a maioria das pessoas das empresas já estão sobrecarregadas em seu dia a dia mas este esforço adicional é temporário e, se for bem feito, o benefício deve durar para sempre.

Para facilitar, procure elaborar um processo de registro. Sugiro que as anotações sejam feitas em algum editor de texto cujo acesso seja público, compartilhado e mediável. Uma das ferramentas que possui esta característica é o editor de texto do Google Docs. Evite que cada colaborador use uma ferramenta diferente não compartilhada, isso vai dificultar o acompanhamento do processo. É provável que eles tenham dúvidas de como começar a fazer as anotações e o que deve ser informado, por isso vou relacionar algumas perguntas que podem servir de orientação para que o colaborador faça suas anotações:

1. Quando acontece? antes de fechar o mês, depois de fechar  mês, todas as segundas-feitas, quando um pedido é emitido, quando uma nota fiscal é recebida, etc.
2. Quem faz? Onde faz? qualquer pessoa do departamento pessoal, qualquer pessoa que tenha acesso de visualização do extrato bancário, apenas o gerente administrativo, etc.
3. O que fazer? Como fazer? Quanto fazer? Acessa a conta do banco e baixa o extrato do dia anterior no formato CSV, fazer para todos os bancos onde a empresa tem conta.
4. Por que? A informação será usada para alimentar uma planilha onde será identificada todas as entradas e saídas de valores da conta bancária.

Para "quebrar o gelo", ajude cada um dos colaboradores a fazer sua primeira anotação. Esta atitude vai elevar a importância do processo e vai permitir encontrar e corrigir possíveis falhas no processo.

Adicione Anotações sobre Características Técnicas

As características técnicas provavelmente não serão registradas pelos colaboradores, para fazer isso, peça ajuda para um técnico especializado em infraestrutura. Seguem alguns exemplos de características técnicas:

1. A possibilidade de uso através de browsers (sem a necessidade de instalação da interface em suas estações).
2. Se o banco de dados é acessível por ferramentas externas. Evite sistemas que não permitem acesso a seu banco de dados.
3. Se o banco de dados utilizado possui interface com a maioria dos sistemas de geração de relatórios (possui driver JDBC). Evite sistemas que utilizam bancos de dados que não são compatíveis com geradores de relatório.
4. Se existe um dicionário de dados ativo. De nada adianta você ter acesso ao banco de dados mas não saber onde as informações estão.
5. Se o licenciamento é nominal ou concorrente.
6. Se o servidor pode ser hospedado na nuvem.
7. Se o cliente pode acrescentar características ao sistema original através de desenvolvimento próprio.
8. Se o sistema possui autenticação integrada via OAuth2 ou outro que possua características semelhantes. Esta característica vai facilitar o gerenciamento de usuários.
9. Se um usuário pode pertencer a mais de um grupo ou ter permissões mistas.
10. Se o controle de permissões é por módulo, objeto do módulo, campo do objeto ou por semântica.

Adicione Anotações Sobre Características Planejadas

Adicione anotações sobre características planejadas, isto é, que você deseja mas que não puderam ser detectadas no seu dia a dia porque fazem parte de um planejamento estratégico. Cito exemplos:

1. Interface em vários idiomas.
2. Trabalhar com varias moedas.

Organize as Anotações em Forma de Lista de Requisitos

Por ser um assunto extenso, escreverei um artigo específico sobre a escrita de requisitos. Por enquanto é suficiente saber que um requisito deve servir para avaliar se um ERP o atende. Por exemplo:

1. Registrar em banco de dados o extrato que foi importado em CSV dos bancos X, Y e Z..
2. Registrar que uma única saída que apareceu em extrato bancário foi utilizada para pagar duas notas de compra que também estavam registradas no sistema.
3. Registrar que uma entrada do extrato bancário foi utilizada para pagar parcialmente a parcela 3/12 de uma nota fiscal de venda emitida e que este pagamento foi feito com multa de 34,25 BRL e juros de 3,56 BRL. O registro não pode ser textual, mas sim de forma integrada com os sistemas de emissão de notas de venda e recepção de notas de mercadorias adquiridas.

A lista de requisitos pode ser bastante longa, por isso recomendo que agrupe de acordo com módulos que possam ser avaliados de forma individual, por exemplo: financeiro, contábil, comercial, engenharia de produtos, características gerais da interface, etc. Depois que estiver pronta, esta será sua lista de verificação para saber se o ERP que está sendo avaliado consegue melhorar os seus processos e resolver os problemas que você encontrou nos seu dia a dia.

Se desejar ser mais preciso, defina o quanto vale cada requisito de acordo com uma pontuação. Sugiro que seja de 0 a 10. Defina como 10 um requisito que seja muito importante e números menores para itens de menor importância. Considere que itens que tenham pontuação 10 são mandatórios e itens que tiverem pontuação 0 são opcionais e servem apenas como critério de desempate.

Organize uma Lista de Possíveis Fornecedores

Organize uma lista de fornecedores de maneira tradicional, usando mecanismos de busca, consultando conhecidos que já usam algum sistema ou outro meio qualquer. Esta é a parte fácil.

Pegue a lista de requisitos que foi elaborada nos passos anteriores e envie para os fornecedores selecionados. Este passo pode ser automatizado com o uso dos formulários do Google, assim as respostas já ficarão planilhadas e facilitarão muito o trabalho.

Infelizmente você ficará um pouco decepcionado com as respostas dos fornecedores. Eles não estão acostumados com clientes que enviam listas de requisitos e por isso terão dificuldade para lhe responder. O bom é que esta atitude afastará os maus fornecedores e você poupará seu tempo com isso. Possivelmente você receberá algumas ligações com tentativas de marcar reuniões para discutir sobre os requisitos. Para ser isento, você deve trata-os com isenção, então você deve pedir para que os itens sejam respondidos.

Na prática, você receberá respostas de acordo com o seu potencial de investimento. Se o fornecedor avaliar que você não possui condições de pagar pela licença de seu ERP então ele provavelmente vai preferir não responder ao questionário. No pior caso, e ele acontece com frequência, nenhum fornecedor vai lhe responder. Então você terá que abrir mão das respostas e utilizar a lista para avaliar se o ERP tem condições de atende-lo.

Se você tiver a sorte de conseguir uma quantidade suficiente de respostas, elas devem ser usadas para eliminar os piores candidatos e economizar seu tempo nos passos seguintes.

Neste ponto do processo já seria possível pedir propostas de preço com a finalidade de eliminar aqueles fornecedores que estiverem fora do seu orçamento. No entanto, a maioria das empresas de ERP não fazem uma proposta de preço sem uma reunião de demonstração onde os seus vendedores terão oportunidade de apresentar seus argumentos.

Roteiro de Demonstração

O objetivo da reunião de demonstração é ouvir os argumentos dos vendedores e analisar se o ERP atende aos requisitos que foram apresentados. É normal que estas reuniões sejam longas e que sejam dividias ao longo de vários dias.

Ao ouvir o argumentos dos vendedores, preste atenção para não ser iludido com promessas falsas. Muitas vezes o vendedor pode lhe prometer algo que o sistema não faz, então pergunte com frequência se ele pode mostrar o sistema fazendo o que foi prometido. Também pode ser interessante pedir que ele envie a promessa por escrito.

Aproveite a demonstração para aprender sobre os processos automatizados pelo ERP. É bem provável que alguns deles possam ser melhores do que aqueles que são praticados por você. Também esteja disposto a alterar seus processos para se adequar melhor ao sistema que está sendo oferecido. Isso é muito mais barato do que fazer uma customização. A demonstração também poderá enriquecer sua lista de requisitos que será utilizada nas outras reuniões de demonstração.

Não se esqueça de analisar se a sua relação de requisitos realmente será atendida pelo ERP que está sendo oferecido. Aproveite este momento para esclarecer suas dúvidas sobre a forma com que o ERP atende ao requisito. A forma como o ERP atende ao requisito pode evidenciar possíveis falhas na sua descrição de requisitos, aproveite esta oportunidade para aperfeiçoa-la.

Proposta de Preço

Neste ponto do processo você já terá uma opinião bem formada sobre qual é o ERP mais adequado e outras opções. Então você poderá solicitar que lhe enviem uma proposta de preço. A proposta de preço será uma combinação de:

1. Valor de implantação, treinamento, etc (total ou por módulo).
2. Valor de customização (por item customizado).
3. Valor de licenciamento (total ou por módulo), valor recorrente pago mensalmente.
4. Valor de hospedagem, caso o fornecedor tenha seu servidor na nuvem.

Os valores costumam assustar, especialmente pelo motivo de que você não faz isso todos os dias e por isso não está acostumado com os valores.

Se você chegou neste ponto, o fornecedor já esta mais disposto a ver com outros olhos a sua lista de requisitos. Então este pode ser o momento de lhe pedir que marque os requisitos que o sistema não atende. Você pode estranhar o pedido, mas se você pedir que ele marque o que ele atende, se no futuro houver um conflito de informação, ela será favorável a você.

Conclusão

A escolha de um ERP para automação, especialmente se este ERP vai automatizar os processos de sua empresa, é uma as decisões mais importantes que você poderá tomar em sua vida como empresário. Já conheci algumas empresas que faliram por causa deste tipo de erro e muitas que não chegaram a falir mas que perderam milhões por causa de uma escolha mal feita.